Modul 1 : Pengertian Manajemen Proyek Sektor Publik

Kegiatan Belajar 1 : Pengertian Manajemen Proyek dan Manajemen Proyek Sektor Publik

Karakteristik Proyek dan Pengertian Proyek

Proyek adalah upaya perubahan masyarakat. Laju perubahan ini dapat terdapat dalam bidang apa pun, misalnya pertahanan, pendidikan, politik, industry, kesehatan, pertanian, telekomunikasi, kedirgantaraan, pariwisata, dan sebagainya. Perubahan ini juga sebenarnya merupakan cara agar organisasi bisa bertahan di dunia modern. Proyek terdiri dari beberapa kegiatan. Kegiatan tersebut biasanya tidak berulang, beroperasi secara terkait yang memiliki hubungan yang telah ditentukan. Misalnya, satu aktivitas harus diselesaikan sebelum kegiatan lain bisa dimulai. Umumnya, keterkaitan antarbeberapa kegiatan ini sangat sulit dilanggar tanpa mengubah rencananya atau disain produk. Proyek melibatkan banyak sumber daya, baik sumber daya manusia maupun bukan manusia sehingga membutuhkan koordinasi yang baik. Umumnya, terdapat berbagai sumber daya, masing-masing memiliki teknologi, keterampilan, dan sifat uniknya sendiri. Tidak hanya ada variasi campuran sumber daya, tapi juga ada perubahan sumber daya yang dibutuhkan dari waktu ke waktu. Dengan demikian, seorang manajer proyek harus terampil dalam mengelola sumber daya ini dan juga konflik yang ditimbulkan dari pengelolaan sumber daya ini.

Karakteristik Proyek:

• Kegiatan sementara untuk menciptakan produk/layanan yang unik. Memiliki tujuan spesifik untuk diselesaikan dengan spesifikasi tertentu.
• Dibatasi oleh biaya dan waktu (Biaya dan juga tanggal awal dan akhir ditentukan dengan pasti).
• Keterlibatan beberapa orang secara ad-hoc, multifungsional.
• Memerlukan sumber daya manusia dan bukan manusia (yaitu, uang, orang, peralatan) yang terbatas, khususnya dana yang terbatas. Terdapat tahapan aktivitas dan fase.

Pengertian Manajemen Proyek 

1. Project Management Institute (PMBOK Guide, 2013): "Project management is the disciplined application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet the project requirements" (Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik dalam kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek).
2. Ohara (2005): Project management is also articulated as a professional's capability to deliver, with due diligence, a project product that fulfils a given mission, by organising a dedicated project team, effectively combining the most appropriate technical and managerial methods and techniques and devising the most efficient and effective breakdown and implementation routes. (Manajemen proyek diartikulasikan sebagai kemampuan profesional untuk menyampaikan, menciptakan produk proyek yang memenuhi misi yang diberikan, dengan mengatur tim proyek yang berdedikasi, secara efektif menggabungkan teknik dan metode manajerial yang paling tepat, dan merancang rute pemecahan dan implementasi yang paling efisien dan efektif).
3. Munns & Bjeirmi (1996): Manajemen proyek didefinisikan sebagai proses pengendalian pencapaian tujuan proyek. Memanfaatkan struktur organisasi yang ada dan sumber daya, berusaha untuk mengelola proyek dengan menerapkan kumpulan alat dan teknik, tanpa mengganggu operasi rutin perusahaan. Fungsi manajemen proyek meliputi penentuan kebutuhan kerja, penetapan tingkat pekerjaan, alokasi sumber daya yang dibutuhkan, perencanaan, pelaksanaan pekerjaan, pemantauan kemajuan pekerjaan dan menyesuaikan penyimpangan dari rencana tersebut. 

Kesuksesan Proyek dan Kesuksesan Manajemen Proyek

Penyelesaian sesuai dengan waktu, biaya, kinerja tertentu, dan penerimaan dari pengguna merupakan elemen kesusksesan proyek. Kriteria lainnya adalah apabila terdapat perubahan dalam proyek. Sangat sedikit proyek yang selesai dalam lingkup asli proyek. Namun, dapat terjadi perubahan ruang lingkup yang sulit dihindari. Dalam hal ini, perubahan harus diadakan seminimal mungkin dan harus disetujui oleh manajer proyek dan pelanggan/pengguna. Kriteria kesuksesan proyek lainnya adalah penyelesaian proyek dilakukan tanpa mengganggu arus kerja utama organisasi. Dalam hal ini, manajer proyek harus mengelola proyek dalam pedoman, kebijakan, prosedur, peraturan, dan arahan dari organisasi induk. Kriteria kesuksesan lain dari proyek adalah tanpa mengubah budaya organisasi. Semua organisasi memiliki budaya organisasi, dalam hal ini manajer proyek tidak boleh mengharapkan personil yang ditugaskan untuk menyimpang dari norma budaya. Jika organisasi memiliki standar budaya keterbukaan dan kejujuran saat berhadapan dengan pelanggan maka nilai budaya ini harus tetap berlaku untuk kegiatan proyek. 

Pengertian Proyek Publik 

Pemerintah memiliki berbagai peran dan fungsi. Pemerintah membangun jalan dan sekolah (tentu saja dengan mengelola dana dan mengelola pembangunannya). Pemerintah juga mengelola jaminan sosial, dana pensiun, mengatur mengenai perlindungan konsumen, membuat perdamaian, melindungi aset, dan sebagainya. Dari berbagai peran dan fungsi pemerintah tersebut, apakah semuanya merupakan suatu proyek pemerintah? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, diperlukan pemahaman terlebih dahulu mengenai proyek publik/proyek pemerintah. Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya bahwa proyek memiliki karakteristik tertentu. Karakteristik proyek yaitu bersifat sementara, memiliki tujuan yang spesifik, terdapat waktu yang pasti untuk penyelesaian, keterlibatan beberapa orang secara ad-hoc, melibatkan berbagai sumber daya, dan terdapat tahapan aktivitas dan fase. Sama halnya dengan definisi tersebut, proyek publik juga merupakan usaha yang dilakukan sementara, dilakukan, dikelola, atau diawasi oleh satu atau lebih organisasi yang didanai publik. Sehingga kekhususan proyek publik adalah didanai dari publik untuk membuat produk yang unik dengan tujuan meningkatkan nilai publik. 

Pengertian Manajemen Proyek Sektor Publik 

Definisi dari manajemen proyek sektor publik dikemukakan oleh Kassel (2010) sebagai: "the application and integration of project planning, selecting agents, enacting agreements, and monitoring and controlling work to achieve a unique public-sector project vision". (Penerapan dan integrasi dari perencanaan proyek, pemilihan agen, penetapan kesepakatan, dan pemantauan dan pengendalian kerja untuk mencapai visi proyek sektor publik yang unik).

Dalam definisi manajemen proyek sektor publik tersebut terdapat beberapa kegiatan (perencanaan proyek, pemilihan agen, penetapan kesepakatan, dan pemantauan dan pengendalian kerja), yang merupakan elemen kesuksesan manajemen proyek sektor publik. Perencanaan proyek merupakan kegiatan yang penting untuk mengidentifikasi secara benar masalah yang harus dipecahkan dan lingkup pekerjaan proyek. Selanjutnya, manajer sektor publik harus memilih agen terbaik (misalnya staf internal, konsultan, dan kontraktor) untuk melakukan pekerjaan proyek dan harus membuat perjanjian yang jelas dan saling menguntungkan dengan mereka. Manajer proyek kemudian harus memantau pekerjaan yang akan dilakukan dan melakukan koreksi atau mengubah rencananya sendiri.
Manajemen proyek sektor publik merupakan kegiatan manajemen/pengelolaan proyek sektor publik, yang memiliki visi/tujuan yang unik. Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa tujuan dalam melaksanakan proyek adalah untuk memecahkan masalah, dan dalam kasus proyek publik, tujuannya adalah untuk menciptakan nilai publik.

Diskusi 1 

1. Apa yang saudara ketahui terkait Mata kuliah Manajemen Proyek? seberapa pentingkah mempelajari MK ini? 
2. Apa manfaat dengan mempelajari manajemen proyek dalam kehidupan sehari-hari?

Referensi Jawaban : 

1. Mata kuliah Manajemen Proyek adalah mengenai proyek- proyek sektor publik dan manajemen sektor publik, mengeksplorasi tantangan atau kesulitan manajemen proyek sektor publik. Terdapat perbedaan karakteristik sektor privat dan sektor publik, demikian juga terdapat perbedaan dalam proyek-proyek sektor publik dan sektor privat. Dalam materi pokok manajemen proyek ini akan dibahas mengenai ruang lingkup manajemen proyek, langkah-langkah dan metode dalam mengelola proyek di sektor publik. Selain itu, dijelaskan pula mengenai mengelola sumber daya manusia, mengelola waktu dan biaya, manajemen mutu dan risiko dalam proyek sektor publik. Keberadaan manajemen proyek mendorong para pekerja dan siapa saja yang terlibat dalam proyek lebih termotivasi tentang jobdesk mereka dalam proyek. Di sisi lain, mahasiswa juga mendapatkan insight tentang bagaimana tahapan jalannya suatu proyek.
2. Manfaat mempelajari manajemen proyek dalam kehidupan sehari-hari

• efisiensi, baik dari segi biaya, sumber daya, maupun waktu;
• kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan scope,
  biaya, sumber daya, dan waktu yang telah ditentukan;
• meningkatkan kualitas;
• meningkatkan produktivitas;
• bisa menekan risiko yang timbul sekecil mungkin;
• koordinasi internal yang lebih baik;
• meningkatkan semangat, tanggung jawab, serta loyalitas tim terhadap proyek,
  yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim 

Latihan

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan proyek!
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan manajemen proyek!
3. Jelaskan kriteria proyek yang sukses dan manajemen proyek yang sukses!
4. Apa yang membedakan proyek sektor publik dengan proyek di sektor privat?

Petunjuk Jawaban Latihan 

1. Sebaiknya terlebih dahulu Anda pelajari dengan seksama materi tentang "Karakteristik dan Pengertian Proyek" yang terdapat dalam butir A dari Kegiatan Belajar 1. Anda juga dapat mempelajari tentang proyek sehingga dibedakan dari program.
2. Cobalah Anda pelajari dahulu materi tentang "Pengertian Manajemen Proyek" yang terdapat dalam butir B dari Kegiatan Belajar 1. Uraian sederhana mengenai manajemen proyek dikemukakan oleh Kerzner. Namun, Anda dapat membandingkan juga dengan definisi dari tokoh lainnya.
3. Anda dapat menjawab dengan mempelajari terlebih dahulu materi tentang "Kesuksesan Proyek dan Kesuksesan Manajemen Proyek" yang terdapat dalam butir C dari Kegiatan Belajar 1.
4. Hendaknya Anda membaca terlebih dahulu materi tentang "Pengertian Proyek Publik" yang terdapat dalam butir D dari Kegiatan Belajar 1. Diharapkan Anda dapat menjawab mengapa proyek publik dilakukan dan juga siapa yang melakukan proyek-proyek publik.

Kegiatan Belajar 2 : Karakteristik Manajemen Proyek Sektor Publik 

Perbedaan Sektor Publik dan Sektor Swasta

Jawaban paling sederhana atas pertanyaan perbedaan sektor publik dan sektor privat adalah, bahwa terdapat perbedaan tujuan dari organisasi sektor publik dan sektor privat. Sektor privat bertujuan untuk mendapatkan keuntungan, sementara sektor publik bertujuan untuk manfaat sosial, dengan tujuan utama untuk memastikan kesejahteraan masyarakat. Dalam analisis lebih lanjut, sektor publik berbeda dengan sektor privat karena terdapat kesulitan dalam pengukuran output dan outcome di sektor publik. Kesulitan tersebut muncul karena tujuan dari sektor publik bersifat sosial, yaitu untuk pelayanan dan kesejahteraan masyarakat. Dalam banyak kasus, kegiatan sektor publik tidak memberikan manfaat secara ekonomi. Sebagai contoh yaitu proyek pembangunan gedung sekolah di sebuah desa. Sumber daya atau input yang diperlukan dalam kegiatan ini dapat dengan mudah diidentifikasi berupa semua biaya yang dikeluarkan untuk konstruksi, upah, dan lain-lain. 

 

 

 

 

Berbagi :